1. Ce este fișa de instruire individuală SSM

Fișa de instruire individuală privind securitatea și sănătatea în muncă (numită colocvial „cărticica SSM" sau „fișa SSM") este un tipizat oficial de format A5, de culoare albastră, prevăzut de HG 1425/2006 ca model standard pentru documentarea instruirii fiecărui lucrător.

Fișa SSM are trei roluri principale:

• Dovada instruirii la angajare — confirmă că lucrătorul a parcurs instructajul introductiv-general și pe cel la locul de muncă
• Dovada instruirii periodice — la intervale stabilite de angajator (maximum 6 luni pentru personalul de execuție, maximum 12 luni pentru personalul tehnico-administrativ), demonstrează continuitatea instruirii pe parcursul activității
• Dovada testării cunoștințelor — la angajare și anual, atestă că lucrătorul a fost evaluat și a promovat

Temeiul legal al fișei SSM

• Legea nr. 319/2006 privind securitatea și sănătatea în muncă — cadrul general
• HG 1425/2006 pentru aprobarea normelor metodologice — modelul fișei (anexa nr. 11)
• Modificările aduse prin HG 955/2010, HG 1242/2011, HG 767/2016 și HG 259/2022 (cea mai recentă)

2. Cine completează și cine păstrează fișa

Există o confuzie frecventă privind responsabilitățile. Hai să clarificăm cine ce face — și o nuanță importantă: în firmele mici, rolurile se pot suprapune (vezi mai jos).

Specialistul SSM (intern sau extern)

Completează coperta, prima pagină interioară (datele angajatului — inclusiv rubrica „Traseul de deplasare la/de la serviciu"), instruirea introductiv-generală, instruirea la locul de muncă (împreună cu CLM), admiterea la lucru și rezultatele testărilor. Datele se preiau din dosarul de personal (CIM, fișa postului, adresa din actul de identitate).

Conducătorul locului de muncă (CLM)

Completează instruirea periodică (la intervalele stabilite prin decizia internă) și semnează în calitate de „cel care a efectuat instruirea" pentru instructajul la locul de muncă și cel periodic.

Angajatul

Singura obligație legală a angajatului este să semneze la fiecare instruire în căsuța „semnătura celui instruit", confirmând astfel că a parcurs instructajul. Dacă firma folosește și declarația de traseu extinsă pe propria răspundere (recomandarea mea — vezi secțiunea 4), atunci angajatul o completează personal — pentru că este o declarație pe propria răspundere, nu o rubrică obișnuită a fișei.

Cât timp se păstrează fișa SSM

Aici legislația face o distincție importantă între lucrătorii români și cei străini:

Pentru lucrătorii români (cetățeni români și UE/SEE/Elveția) — conform HG 1425/2006, art. 81 alin. (5): fișa SSM se păstrează în firmă „de la angajare până la data încetării raporturilor de muncă". Legea SSM nu impune un termen specific după încetarea contractului. După încetare, fiecare firmă aplică propriul nomenclator arhivistic sau termenele generale din Legea Arhivelor Naționale nr. 16/1996 (5–75 ani pentru documente de personal, în funcție de categorie).

Pentru lucrătorii străini din state terțe (non-UE) — conform OUG 32/2026, art. 7 alin. (1) lit. i): documentele SSM, inclusiv fișa de instruire, se păstrează minimum 5 ani de la încetarea raportului de muncă. Acest termen se aplică tuturor documentelor justificative: fișa SSM, lista de dotare cu EIP, fișa de aptitudini de la Medicina Muncii, materialele de instruire în limba lucrătorului. Pentru detalii complete despre noile obligații introduse de această ordonanță, am scris un ghid separat: SSM pentru lucrători străini după OUG 32/2026.

3. Coperta fișei — 5 rubrici

Coperta fișei conține 5 rubrici care trebuie completate de specialistul SSM, pe baza datelor primite de la HR.

❶ UNITATEA — denumirea completă a societății angajatoare, exact cum apare în certificatul constatator de la Registrul Comerțului. Exemplu: „SC EXEMPLU CONSTRUCȚII SRL".

❷ NUMELE ȘI PRENUMELE — numele complet al angajatului, așa cum apare în actul de identitate. Dacă persoana își schimbă numele (căsătorie, divorț), trebuie să anunțe imediat societatea. Numele vechi se trece în paranteză, iar numele nou deasupra.

❸ LOCUL DE MUNCĂ (pe copertă) — departamentul sau compartimentul unde își desfășoară activitatea angajatul. Atenție: aceasta este diferită de „locul de muncă" de pe prima pagină interioară. Exemple corecte de completare:

• „Sediu" — pentru personalul din birourile centrale
• „Șantier" — pentru personalul din construcții
• „Punct de lucru" — dacă firma are mai multe locații
• „Terți" — pentru șoferi sau personal care lucrează la beneficiari
• „Clinică", „Magazin", „Depozit" — în funcție de specific

❹ DOMICILIUL — adresa exactă din actul de identitate, NU adresa la care locuiește efectiv angajatul. Dacă angajatul are reședința în alt loc, aceasta se trece în rubrica „Traseul de deplasare" sau, dacă firma folosește declarația de traseu extinsă (vezi secțiunea 4), în declarație.

❺ LEGITIMAȚIA — această rubrică este adesea lăsată necompletată. Recomandarea mea: completează cu „marca" — numărul matricol al angajatului, preluat de la HR. Marca este unică în firmă și ajută la identificarea rapidă.

4. Declarația de traseu — recomandarea mea pentru pagina 2

Cele 6 puncte de mai jos reprezintă recomandarea mea personală, bazată pe experiența practică. De-a lungul timpului am constatat că o simplă rubrică „traseul de deplasare" este insuficientă pentru documentarea corectă a accidentelor de traseu. De aceea, în fișele tipărite oferite de mine, am inclus pe pagina 2 o declarație extinsă pe propria răspundere — cu cele 6 puncte de mai jos — pentru a oferi angajatorului o protecție juridică solidă în caz de accident pe traseu.

Nu este o cerință legală, dar este o practică pe care o recomand cu căldură. La un control ITM, lipsa acestei declarații nu va fi sancționată. Dar în caz de accident de traseu cu litigii la Casa de Pensii sau ITM, o declarație completă pe propria răspundere face diferența între o documentație completă și una problematică.

Iată cum recomand să arate declarația — cu cele 6 puncte numerotate, completate personal de către angajat sub propria răspundere:

❶ Datele de identificare (sus): Subsemnatul/a, angajat/ă la, în funcția de. Se completează cu numele angajatului, denumirea societății și funcția din contractul individual de muncă.

❷ Domiciliul actual — adresa unde locuiește efectiv angajatul, care poate să difere de cea din buletin. Această distincție este importantă pentru calculul accidentelor de traseu.

❸ Traseul de deplasare — modul corect de completare depinde de mijlocul de transport folosit:

• Cu mijloace de transport public: se notează numărul liniei (ex.: „autobuz 168"), stația de îmbarcare, stația de debarcare. Dacă se folosesc mai multe mijloace, se trec toate în ordine
• Cu vehicul personal/societate: se trec străzile principale parcurse
• Pe jos: se notează numerele imobilelor de plecare, străzile parcurse și punctul de oprire

❹ Mijlocul de deplasare — se bifează doar opțiunea (sau opțiunile) folosite efectiv: mijloace de transport în comun, vehicul proprietate individuală, vehicul societate, ca pieton, cu bicicleta, cu motocicleta/scuter.

❺ Durata deplasării — se completează cu o medie între zilele aglomerate și cele libere, în minute. Exemplu: dacă în trafic intens durata e de 60 de minute, iar duminica e 25 de minute, se trece „45 minute".

❻ Data și semnătura angajatului — sunt esențiale pentru valoarea juridică a declarației. O declarație nesemnată sau fără dată nu produce efectele scontate în caz de accident de traseu. Reține totuși: această declarație nu este obligatorie legal (vezi caseta de avertizare de la începutul secțiunii) — dar dacă o folosești, completeaz-o corect.

5. Datele angajatului — prima pagină interioară

Pagina 3 a fișei (prima interioară) începe cu o secțiune de date de identificare a angajatului. Aceasta se completează integral de specialistul SSM.

❶ NUMELE ȘI PRENUMELE — identic cu cel de pe copertă, numele complet din actul de identitate.

❷ Data și locul nașterii — se completează doar data nașterii (zz.ll.aaaa) și localitatea, conform actului de identitate. Nu este necesar să se completeze CNP-ul aici — fișa SSM nu cere această dată, iar legislația GDPR recomandă minimizarea datelor personale colectate.

❸ Calificarea și Funcția — calificarea se completează conform diplomelor de studii aduse la angajare; dacă angajatul nu are studii care să-l califice pentru postul respectiv, rubrica rămâne necompletată. Funcția se completează cu funcția exactă din contractul individual de muncă.

❹ Locul de muncă — spațiul efectiv în care se desfășoară activitatea: magazin, depozit, birou, șantier, secție de producție, atelier, cabinet medical, bucătărie restaurant etc. Spre deosebire de copertă (care indică departamentul), aici se trece locul fizic.

❺ Autorizații (ISCIR, etc.) — se completează numai dacă funcția impune autorizare. Exemple:

• Electrician — autorizație ANRE pe nivel de tensiune
• Fochist — autorizație ISCIR pentru cazane
• Operator macara, stivuitorist — autorizație ISCIR
• Sudor — autorizație ASR pentru anumite proceduri

❻ Traseul de deplasare la/de la serviciu — se completează cu adresa de domiciliu și locul de muncă (de exemplu: „de la domiciliu, str. X nr. Y, până la sediul firmei, str. Z nr. W"). Dacă firma folosește și declarația de traseu extinsă (vezi secțiunea 4), atunci aici se poate trece doar mențiunea „conform declarației de traseu" și se atașează declarația separată.

6. Instruirea la angajare și admiterea la lucru

După datele de identificare, urmează cele 3 secțiuni majore ale instruirii la angajare + admiterea la lucru. Toate se completează în aceeași zi sau în zile consecutive.

Instruirea introductiv-generală (zonele ❶ ❷ ❸)

❶ Data + timp + de către + funcția — Data este cea de începere a contractului individual de muncă, exact cum apare în CIM. Durata standard este 8 ore (reglementată prin decizie internă). „De către" se completează cu numele specialistului SSM, iar funcția poate fi „Inspector SSM", „Lucrător desemnat SSM" sau „Specialist SSM serviciu extern".

? Calculatorul de mai sus e util pentru calcule punctuale. În EasySSM, datele de instruire se calculează automat din momentul în care introduci angajatul — fără să trebuiască să le mai calculezi manual.

❷ Conținutul instruirii — Acest conținut este general valabil. Recomand formularea standard:

❸ Cele 3 semnături:

• Semnătura celui instruit (stânga) — semnează angajatul
• Semnătura celui care a efectuat instruirea (mijloc) — semnează specialistul SSM
• Semnătura celui care a verificat însușirea cunoștințelor (dreapta) — la introductiv-general, semnează tot specialistul SSM (este aceeași persoană)

Instruirea la locul de muncă (zonele ❹ ❺ ❻)

❹ Data + locul de muncă + timp + de către — Data se calculează: se ia data instructajului introductiv-general și se adaugă numărul de zile necesare pentru a finaliza orele de instructaj. Exemplu: angajat pe 5 februarie, program 8 ore, decizia 8 ore → introductiv-general pe 5 februarie, instruirea la locul de muncă pe 6 februarie. „De către" se completează cu conducătorul locului de muncă (CLM) — persoana numită prin decizie ca responsabil cu locul de muncă respectiv.

❺ Conținutul instruirii la locul de muncă — diferă de la o societate la alta. Recomand:

❻ Cele 3 semnături la instruirea la locul de muncă:

• Celui instruit (stânga) — angajatul
• Cel care a efectuat instruirea (mijloc) — conducătorul locului de muncă (cel trecut la „de către")
• Cel care a verificat (dreapta) — specialistul SSM

Admiterea la lucru (zona ❼)

❼ Admis la lucru — Persoana care admite angajatul la lucru poate fi conducătorul locului de muncă (cel mai frecvent în firme mici), un director de departament, un manager superior sau administratorul societății. Funcția: cea din contractul de muncă a celui care admite. Data: aceeași ca cea de la instruirea la locul de muncă.

7. Instruirea periodică — intervale conform HG 1425/2006

Pagina 4 a fișei conține tabelul pentru instruirea periodică. Spre deosebire de credința populară că „instructajul se face la 3 luni", legea permite intervale variabile, în funcție de riscurile postului.

Ce spune exact HG 1425/2006 (art. 96)

Intervalele dintre două instruiri periodice se stabilesc prin programul de instruire-testare elaborat la nivelul firmei, în funcție de condițiile locului de muncă și ale postului de lucru. Limitele maxime impuse de lege sunt:

• Maximum 6 luni pentru personalul de execuție (operatori, muncitori, șoferi, personal de șantier, personal cu expunere la riscuri)
• Maximum 12 luni pentru personalul tehnico-administrativ (TESA — secretariat, contabilitate, HR, IT de birou, management) — articolul 96 alineatul (3)

În practică, angajatorii pot stabili intervale mai scurte decât maximele legale:

• Lunar — pentru posturi cu risc foarte ridicat (lucru la înălțime mare, manipulare substanțe periculoase, energie electrică de înaltă tensiune)
• Trimestrial (3 luni) — alegere foarte frecventă pentru personal de execuție mediu, șantiere, producție
• Semestrial (6 luni) — limita maximă pentru personalul de execuție cu risc redus-mediu
• Anual (12 luni) — limita maximă pentru personalul TESA în condiții de risc minim

În plus, mai există obligația instruirii periodice suplimentare (art. 98), în afara celei programate, în cazuri precum: lucrătorul a lipsit peste 30 de zile lucrătoare, au apărut modificări legislative, după un accident de muncă, la introducerea unui nou echipament sau a unei noi tehnologii.

Tabelul are 7 coloane:

❶ Data instruirii — la intervalul stabilit prin programul de instruire-testare. Exemplu pentru personal cu interval semestrial: angajat pe 1 septembrie → următoarele instruiri în martie, septembrie etc. Ziua exactă din lună se stabilește prin grafic intern.

❷ Durata (h) — de regulă 2h sau „2 ore" pentru instructajul periodic standard.

❸ Ocupația — funcția din contractul de muncă (aceeași ca pe prima pagină a fișei).

❹ Materialul prelucrat — tema instructajului. Se ia din tematicile de instruire din dosarul SSM, diferă de la o sesiune la alta. Specialistul SSM furnizează tematica.

❺ Semnătura celui instruit — angajatul

❻ Semnătura celui care a instruit — CLM-ul

❼ Semnătura celui care a verificat instruirea — specialistul SSM (verificare prin sondaj) sau un superior al CLM

Tematici de instruire periodică — exemple sezonale

Tematicile diferă de la o lună la alta și sunt adaptate sezonului, riscurilor specifice și evenimentelor recente:

• Trimestrul 1 (ianuarie-martie): Riscuri specifice sezonului rece — alunecări, hipotermie, conducere pe carosabil acoperit cu zăpadă/gheață
• Trimestrul 2 (aprilie-iunie): Lucrul la înălțime, evaluarea riscurilor de prăbușire, EIP pentru lucru la înălțime
• Trimestrul 3 (iulie-septembrie): Riscuri de stres termic, hidratare, expunere la UV, deshidratare
• Trimestrul 4 (octombrie-decembrie): Pregătirea sezonului rece, întreținerea echipamentelor, recapitulare anuală

Pentru cei care folosesc EasySSM, tematicile sunt deja structurate pe trimestre și pe specificul fiecărui post de lucru — se atribuie automat la fiecare instruire periodică, fără să fie nevoie de selecție manuală.

8. Testarea cunoștințelor

Pe paginile finale ale fișei există tabelul „REZULTATELE TESTĂRILOR". Testarea SSM se face de două categorii: la angajare și anual.

Tabelul are 4 coloane:

❶ Data — Pentru testarea la angajare: data instructajului introductiv-general (din partea de sus a fișei). Pentru testările periodice: data testării anuale (de regulă în luna decembrie a fiecărui an).

❷ Materialul examinat:

• La angajare: „Test de verificare la angajare" sau „Testare SSM la angajare"
• Anual: „Test de verificare anuală"

❸ Calificativ — în funcție de rezultat: „Bine", „Foarte bine", „Promovat". Dacă angajatul a picat, se face reinstruire și retestare, iar calificativul final se înregistrează după a doua testare.

❹ Examinator — numele complet al specialistului SSM care a efectuat testarea.

Cum se completează în timp

• Pentru angajații noi: se completează doar testarea la angajare în primul an, apoi prima testare anuală în decembrie
• Pentru angajații mai vechi: se completează testarea la angajare + toate testările anuale succesive (decembrie an 1, decembrie an 2, etc.)

În EasySSM, testarea anuală se face online — angajatul răspunde la întrebări direct din contul lui, iar calificativul și semnătura electronică se înregistrează automat în fișa digitală. Nu mai există riscul de a uita testarea sau de a o falsifica retroactiv.

9. Greșeli frecvente la completarea fișei și amenzi

Din experiența mea de peste 15 ani ca inspector SSM, iată cele mai frecvente greșeli pe care le observ la firme — toate generatoare de amenzi la control:

Greșeala 1. Confuzia între „locul de muncă" de pe copertă și cel de pe prima pagină

Pe copertă se trece departamentul/punctul de lucru (sediu, șantier, magazin), iar pe prima pagină spațiul efectiv de lucru (birou contabilitate, secția vopsitorie, casa de marcat). Confuzia generează observații.

Greșeala 2. Aceeași semnătură la „cel care a instruit" și „cel care a verificat"

La instruirea introductiv-generală, este corect — semnează aceeași persoană (specialistul SSM). La instruirea la locul de muncă și la cea periodică, însă, semnăturile sunt diferite: CLM-ul instruiește, specialistul SSM verifică.

Greșeala 3. Data instructajului introductiv mai veche decât data CIM

Imposibil din punct de vedere legal — nu poți instrui un angajat înainte să-l angajezi. Această greșeală apare când specialistul SSM completează retroactiv și greșește datele.

Greșeala 4. Lipsa instructajului periodic la termenul stabilit

Instructajul periodic „uitat" este probabil cea mai frecventă neconformitate. Trebuie să existe instructaj la intervalul stabilit prin programul intern de instruire-testare (maximum 6 luni pentru personal de execuție, maximum 12 luni pentru personal TESA), fără excepție.

Greșeala 5. „Materialul prelucrat" prea general

„Instructaj SSM" sau „SSM general" sunt insuficiente. Inspectorul ITM cere tematici concrete, adaptate sezonului și riscurilor specifice.

Greșeala 6. Lipsa fișei de aptitudini de la Medicina Muncii

Fișa SSM trebuie însoțită obligatoriu de copia ultimei fișe de aptitudini. Fără aceasta, dosarul este incomplet.

Greșeala 7. Rubrica „Traseul de deplasare" lăsată goală

Pe pagina cu datele angajatului, rubrica oficială „Traseul de deplasare la/de la serviciu" (singura cerută expres de Anexa 11 a HG 1425/2006) este adesea lăsată goală. Aceasta este o lipsă reală pe care inspectorul o poate semnala la control. Notă: declarația de traseu extinsă pe propria răspundere (cu cele 6 puncte de pe pagina 2) nu este obligatorie legal — este o practică pe care o recomand pentru protecție juridică suplimentară în caz de accident de traseu.

Cât te poate costa o fișă incompletă la control

Conform Legii 319/2006, sancțiunile pentru nerespectarea obligațiilor de instruire sunt:

• Lipsa instruirii la angajare sau instruire neefectuată la termen: amendă 4.000 — 8.000 lei per abatere (art. 39 alin. (4))
• Fișe de instruire lipsă, incomplete sau nesemnate: amendă 3.000 — 6.000 lei (art. 39 alin. (6) lit. b))
• Lipsa instructajului periodic: amendă 4.000 — 8.000 lei per angajat afectat
• Fișe medicale expirate: amendă 4.000 — 8.000 lei

10. Cum elimină EasySSM aceste probleme

Toate greșelile descrise mai sus au o cauză comună: completarea manuală pe hârtie a unui tipizat fizic. Sunt zeci de câmpuri, zeci de date care trebuie sincronizate între contract, fișa de aptitudini și fișa SSM, semnături multiple — totul ușor de greșit, ușor de uitat.

EasySSM rezolvă această problemă fundamental: digitalizează complet procesul, automatizează tot ce poate fi automatizat și elimină categoriile de erori una după alta.

Datele angajatului — completate o singură dată

În EasySSM, datele angajatului (nume, CIM, funcție, calificare, locul de muncă, traseu de deplasare) se introduc o singură dată, la creare profil. Toate fișele și documentele SSM ulterioare preiau automat aceste date — zero risc de greșeli sau inconsistențe. Datele sensibile precum CNP-ul nu sunt necesare pentru fișa SSM și nu sunt stocate.

Instructajul introductiv-general — direct în platformă

Lucrătorul primește instructajul introductiv-general direct în platformă, sub formă de prezentări interactive, video, materiale scrise. Citește, înțelege, răspunde la întrebări — totul cronometrat și înregistrat. La final, semnează electronic. Specialistul SSM primește notificare instantanee că instructajul s-a finalizat.

Notificări automate pentru instructajul periodic

Cea mai puternică funcționalitate. Sistemul calculează automat când expiră instructajul periodic al fiecărui angajat și trimite notificări:

• Cu 30 de zile înainte — alertă pentru CLM și specialistul SSM
• Cu 7 zile înainte — alertă urgentă
• În ziua scadenței — notificare directă către angajat

Niciun instructaj nu mai poate fi „uitat".

Semnături electronice cu valoare juridică

Toate semnăturile (angajat, CLM, specialist SSM) se aplică electronic, conform Legii 214/2024 și Regulamentului eIDAS (UE) nr. 910/2014. Fiecare semnătură are marcaj temporal, audit log complet (cine a semnat, de pe ce dispozitiv, de la ce IP), hash criptografic care garantează integritatea documentului — imposibil de falsificat sau de modificat ulterior.

Tematici de instruire structurate, pre-completate

EasySSM include o bibliotecă de tematici de instruire structurate pe trimestre, sezoane, riscuri specifice. Pentru fiecare instructaj periodic, alegi din bibliotecă tematica adecvată — sau creezi una proprie. Conținutul este detaliat, profesional, gata de folosit la control.

Consemnare automată — fără riscul de a uita date

În EasySSM, fiecare instruire (introductiv-generală, la locul de muncă, periodică, suplimentară) se consemnează automat în fișa digitală a angajatului, cu toate datele necesare: data exactă, ora, durata, tematica predată, materialul folosit, persoana care a efectuat instruirea, persoana care a verificat, semnăturile electronice. Nu mai există riscul ca o rubrică să rămână goală sau ca un instructaj să fie uitat — sistemul completează tot, automat, în momentul efectuării.

Dosar SSM digital complet — păstrat nelimitat, niciodată pierdut

Tot ce trebuie să fie în dosarul personal al fiecărui angajat — fișa SSM completă (inclusiv traseul de deplasare și, opțional, declarația extinsă pe propria răspundere), fișele de aptitudini Medicina Muncii, lista EIP, certificatele de instruire — totul în același loc, organizat cronologic, accesibil instant. Fișele se păstrează nelimitat în platformă — nu mai trebuie să decizi după 5 ani dacă mai ai nevoie de ele sau nu. Spațiu de stocare suficient pentru toți angajații, foști sau prezenți, fără cost suplimentar de arhivare. Zero risc de pierdere fizică, deteriorare în timp, sau rătăcire la mutarea biroului.

Tracking complet al semnăturilor — vezi instant cine a semnat și cine nu

Una dintre cele mai practice funcționalități: la fiecare instruire trimisă către angajați, vezi în timp real statusul semnăturilor într-un singur ecran:

• ✅ Semnat — angajații care au parcurs instruirea și au semnat electronic (cu data și ora exactă)
• ⏳ În curs — angajații care au deschis instruirea dar nu au finalizat-o
• ❌ Nesemnat — angajații care nu au accesat încă instruirea (cu opțiunea de a trimite memento automat)

Nu mai trebuie să umbli prin biroul fiecărui angajat să verifici dacă a semnat fișa, nu mai pierzi timp colectând semnăturile lipsă înainte de control. Un singur dashboard, totul vizibil. Plus: poți trimite memento-uri automate către angajații care întârzie cu semnarea — direct din platformă.

La control ITM, totul se prezintă în 30 de secunde

Inspectorul cere fișa SSM a unui angajat? În EasySSM o cauți după nume, o deschizi, o prezinti pe ecran sau o exporti instant în PDF. Toate semnăturile, toate datele, toate instructajele — vizibile, complete, conforme. Zero panică, zero amenzi.

11. Întrebări frecvente despre completarea fișei SSM

Cine completează fișa SSM la angajare?

Specialistul SSM (intern sau extern) completează coperta, prima pagină interioară (inclusiv rubrica „Traseul de deplasare la/de la serviciu", pe baza datelor din dosarul personal), secțiunea de instruire introductiv-generală, instructajul la locul de muncă (împreună cu CLM) și admiterea la lucru. Angajatul doar semnează la fiecare instruire. Excepție: în firmele cu până la 9 angajați, administratorul poate îndeplini personal aceste atribuții, dacă a urmat cursul SSM de 40 de ore (art. 16 din Normele HG 1425/2006). Dacă firma folosește declarația de traseu extinsă pe propria răspundere (recomandarea mea), aceasta se completează personal de către angajat.

Care este durata standard a instructajului introductiv-general?

Durata standard este de 8 ore, dar poate fi între 1 și 8 ore în funcție de complexitatea postului. Durata este reglementată printr-o decizie internă a societății. Pentru funcții cu risc mediu sau ridicat, se recomandă 8 ore complete.

La ce interval se face instructajul periodic SSM?

Conform HG 1425/2006, art. 96, intervalul se stabilește prin programul de instruire-testare al firmei, în funcție de riscurile postului. Limitele maxime sunt: 6 luni pentru personalul de execuție și 12 luni pentru personalul tehnico-administrativ (TESA — secretariat, contabilitate, IT de birou etc.). Firmele pot decide intervale mai scurte (lunare, trimestriale) prin decizia internă. Suplimentar față de programul stabilit, instructajul se mai face și în cazuri speciale: după lipsă peste 30 de zile, modificări legislative, accident de muncă, introducerea unui nou echipament.

Cine semnează la „verificarea însușirii cunoștințelor"?

La instruirea introductiv-generală, semnează specialistul SSM (aceeași persoană care a făcut instructajul). La instruirea la locul de muncă și la cea periodică, semnează specialistul SSM separat — verifică prin sondaj că instructajul a fost efectiv însușit.

Pot completa fișa SSM digital sau trebuie obligatoriu pe hârtie?

Da, completarea digitală este permisă și recomandată. Inspecția Muncii a confirmat oficial că documentele SSM pot fi prezentate exclusiv electronic, fără obligația hârtiei tipărite, dacă sunt semnate cu semnături electronice cu valoare juridică (Legea 214/2024 și Regulamentul eIDAS).

Ce se întâmplă dacă lucrătorul refuză să semneze fișa?

Refuzul de a semna fișa SSM după instructaj este motiv de neadmiterea la lucru. Specialistul SSM consemnează refuzul printr-un proces verbal separat, semnat de alți doi martori, și informează administratorul. Lucrătorul nu poate începe activitatea fără semnătura pe fișă.

Ce se face cu fișa SSM la încetarea contractului?

Depinde de cetățenia lucrătorului: pentru lucrători români și UE/SEE/Elveția, HG 1425/2006 art. 81 alin. (5) cere păstrarea „până la încetarea raporturilor de muncă" — fără termen specific după aceea (se aplică nomenclatorul intern sau Legea Arhivelor 16/1996). Pentru lucrători din state terțe, OUG 32/2026 art. 7 alin. (1) lit. i) impune păstrare minimum 5 ani de la încetare. Recomand păstrarea de minim 5 ani pentru toți angajații, ca măsură de siguranță în caz de litigii sau boli profesionale constatate ulterior.

Pot folosi un model digital propriu de fișă SSM?

Modelul fișei este reglementat strict prin anexa nr. 11 a HG 1425/2006. Nu poți modifica structura sau câmpurile. În schimb, poți reproduce digital exact aceleași câmpuri într-o platformă SSM (cum face EasySSM) — esențial este să respecte modelul oficial.

12. Concluzie

Fișa de instruire individuală SSM pare un document simplu — doar câteva pagini, câteva semnături. În realitate, este unul dintre cele mai complexe documente SSM, cu zeci de câmpuri care trebuie completate corect, cu reguli precise pentru fiecare semnătură, cu termene stricte pentru instructajul periodic și testare.

Greșelile în completare sunt frecvente și costisitoare — amenzi de zeci de mii de lei pentru lipsa unor semnături sau a unui instructaj periodic. Iar la firme cu zeci sau sute de angajați, gestionarea pe hârtie devine practic imposibilă.

Soluția modernă este digitalizarea completă a procesului — un sistem care preia datele automat, calculează termenele, trimite notificări, oferă tematici structurate, și păstrează semnăturile electronice cu valoare juridică. Aceasta este exact ce face EasySSM.