Vineri, 18:00. Ultimul coleg a închis ușa, liftul a coborât, iar în birou a rămas doar zumzetul calculatorului. Am văzut seara asta de multe ori, în firme diferite, cu oameni diferiți. O povestesc ca pe una singură, pentru că toate seamănă între ele.
Responsabila SSM a unei firme cu câteva puncte de lucru are deschise un tabel Excel, un teanc de fișe de instruire și telefonul. Verifică cine nu și-a semnat fișa luna asta. Caută cui îi expiră fișa de aptitudine. Și își amintește, cu un mic nod în stomac, că pe unul dintre șantiere lucrează un om a cărui cască a ieșit din termen.
La biroul de alături, colegul de la HR pregătește contracte și adeverințe care trebuie semnate luni. Le pune în ordine, lipește post-it-uri, își notează pe cine trebuie să sune.
Nimeni nu greșește nimic. Sunt doi oameni atenți, care își fac treaba bine. Doar că totul se face de mână.
Unde se duce, de fapt, seara de vineri
Dacă îi întrebi ce au lucrat în ultimele două ore, nu îți vor povesti nimic spectaculos. Îți vor spune: „am verificat”.
Au verificat:
- cine are instruirea periodică restantă;
- cine nu și-a semnat fișa și de ce (concediu, tură de noapte, telefon închis);
- cui îi expiră fișa de aptitudine în săptămânile următoare;
- ce echipamente de protecție ies din termen și pe ce punct de lucru;
- ce acte de HR așteaptă semnătura angajatului.
Nicio sarcină nu e grea. Grea e suma lor. Și faptul că pe toate le ții în cap, pentru că, dacă uiți una, nu te anunță nimeni. Afli la control sau, mai rău, după un incident.
Am scris pe larg despre diferența dintre SSM pe hârtie și Excel și o platformă digitală. Aici vreau să rămân la omul din spatele tabelului.
Problema nu sunt oamenii, ci memoria
Am lucrat cu responsabili SSM foarte buni. Știu legea, știu oamenii, știu fiecare colț al halei. Și tot ajung vineri seara la birou.
Motivul e simplu: tot sistemul se sprijină pe memoria lor. Ei țin minte că operatorul de la recepția mărfurilor are fișa de aptitudine valabilă până pe 12. Ei țin minte că stingătoarele din depozit au verificarea luna viitoare. Ei țin minte cine trebuie să semneze și ce.
Un termen ținut minte de un om e o grijă. Un termen ținut minte de platformă e o notificare.
De aici am pornit când am construit EasySSM v.3: oamenii decid, iar platforma ține minte.
Configurezi o dată: termenele vin singure la tine
În EasySSM v.3, totul pornește de la funcția angajatului. O configurezi o singură dată, pe grupa de funcții, iar planificarea anuală a instruirilor se generează automat din ea. Nu mai construiești calendarul de la zero în fiecare ianuarie.
Apoi platforma îi anunță pe oameni în locul tău. Angajatul și responsabilii lui primesc notificare cu 5 zile înainte de instruire, în ziua respectivă, apoi la 1 și la 3 zile dacă instruirea nu s-a făcut. Responsabila SSM nu mai caută cine a rămas în urmă. Vede.
La fel se întâmplă cu tot ce expiră:
Medicina muncii: alerte la 30, 7 și 1 zile înainte de expirarea fișei de aptitudine și în ziua expirării, către angajat și responsabili.
Echipamentele de protecție: alerte la 30, 15 și 0 zile înainte de expirare.
Casca de pe șantier nu mai e o grijă de vineri seara. E o notificare venită cu o lună înainte, când mai era timp pentru o cască nouă.
Pe planșa de conformitate din platformă, fiecare angajat are situația SSM și SU colorată: la zi, expiră curând, expirat sau lipsă. Te uiți o dată și știi unde ai de lucru.
Vrei să vezi cum arată la firma ta?
Semnăturile și actele de HR nu mai așteaptă până luni
A doua jumătate a serii de vineri se duce pe urmărirea semnăturilor. Cine a semnat, cine nu, cui îi duci fișa, cine e în tură.
În EasySSM v.3, semnatarul primește linkul și semnează pe telefon, cu un cod primit prin SMS, sau la terminal, cu cardul RFID și un PIN. Fișa SSM sau SU semnată primește sigiliu electronic calificat emis prin certSIGN și intră automat în dosarul angajatului. Nu o mai printezi, nu o mai scanezi, nu o mai cauți. Dacă vrei să știi ce trebuie să conțină fiecare rubrică, am explicat în ghidul despre cum se completează corect fișa SSM.
Fișa arată cine a semnat, când și cum și-a confirmat identitatea, într-un jurnal al semnăturilor atașat documentului. De aceea poate fi prezentată ca dovadă la un control ITM sau ISU. Despre cum decurge un control când dosarul e deja gata am scris în Control ITM fără panică.
Și colegul de la HR? În v.3, pentru prima dată în EasySSM, contractele, adeverințele și celelalte acte de HR se pot semna în platformă. Angajatul are acces rapid la documentele lui de HR, SSM și SU, într-un singur loc. Contractele de luni nu mai stau pe birou tot weekendul.
De ce am construit EasySSM v.3
EasySSM s-a născut din aceeași seară de vineri. Din 2017, am mutat SSM și SU de pe hârtie în platformă pentru peste 250 de firme. EasySSM v.2 a pornit digitalizarea SSM în România, iar clienții noștri lucrează cu ea în fiecare zi.
v.3 este următorul pas. Am păstrat ce funcționează și am mers mai departe: nu doar SSM și SU, ci conformitatea completă a firmei, cu HR inclus. Plus câțiva agenți AI despre care vă povestesc curând. Ei propun, tu confirmi: nimic nu se salvează fără acordul tău.
Platforma e făcută de inspectori SSM și cadre tehnice PSI, nu de o firmă de software. Știm seara de vineri pentru că am trăit-o. Iar EasySSM este certificată ISO/IEC 27001:2022 de CERTIND, pentru că datele angajaților tăi merită protejate la fel de serios ca oamenii de pe șantier.
Configurezi o dată. EasySSM face restul.
Pe 1 noiembrie vă arăt ce am construit.
Întrebări frecvente
Cum țin evidența instruirilor SSM fără Excel?
Cu o platformă care pornește de la funcția fiecărui angajat. În EasySSM v.3 configurezi o dată grupa de funcții, iar planificarea anuală și notificările se generează automat. Vezi pe un singur ecran cine e la zi și cine e restant.
Cu cât timp înainte trebuie să aflu că expiră fișa de aptitudine?
Cât mai devreme, ca să ai timp să programezi angajatul la medicina muncii. EasySSM v.3 trimite alerte la 30, 7 și 1 zile înainte și în ziua expirării, atât angajatului, cât și responsabililor.
Fișa de instruire semnată electronic poate fi prezentată la control?
Fișa semnată în EasySSM v.3 are jurnalul semnăturilor (cine a semnat, când și cum și-a confirmat identitatea) și sigiliu electronic calificat emis prin certSIGN. De aceea poate fi prezentată ca dovadă la un control ITM sau ISU.
Pot semna și actele de HR în EasySSM v.3?
Da. În v.3, contractele, adeverințele și celelalte acte de HR se pot semna în platformă. Angajatul își găsește rapid documentele de HR, SSM și SU într-un singur loc.
Ce se întâmplă cu clienții EasySSM v.2?
Clienții EasySSM v.2 află primii ce primesc în v.3 și cum trec. Le scriem direct, în săptămâna lansării.
Programează o prezentare
Dacă vrei ca termenele să vină singure la tine, iar serile de vineri să rămână ale tale, hai să-ți arăt EasySSM v.3 pe firma ta.
Programează o prezentare EasySSM v.3
Autor: Paul Dobrescu, fondator EasySSM, inspector SSM și cadru tehnic PSI.
