Semnătura electronică a devenit o soluție frecvent utilizată în mediul de afaceri, mai ales în domeniul securității și sănătății în muncă (SSM) și situațiilor de urgență (SU).
În acest context, apar adesea întrebări privind validitatea juridică și acceptarea semnăturilor electronice folosite în platforma EasySSM.

Acest articol își propune să clarifice aceste aspecte, bazându-se pe prevederile Legii nr. 214/2024 și pe Regulamentul European eIDAS (UE) nr. 910/2014.

Platforma EasySSM utilizează semnături electronice avansate, care îndeplinesc următoarele criterii esențiale stabilite de legislația în vigoare:

Legislația actualizată în domeniul SSM, prin Hotărârea Guvernului nr. 259/2022, permite completarea fișelor de instruire SSM în format electronic, inclusiv instruirea propriu-zisă și semnarea digitală a acestora. Astfel, instruirea online și semnarea electronică a fișelor sunt legale, cu respectarea condițiilor privind securitatea și identificarea semnatarilor.

Această modificare a fost introdusă pentru a sprijini procesul de digitalizare și pentru a eficientiza documentarea instruirii fără a afecta validitatea actelor.

În plus, Legea nr. 214/2024 prevede că semnăturile electronice avansate pot avea aceeași valoare juridică precum semnăturile olografe, cu condiția ca părțile implicate să convină asupra utilizării lor.
Mai precis, pentru documentele interne, cum ar fi fișele de instruire SSM și SU sau diverse alte documente interne ale companiei, aceste semnături electronice avansate sunt perfect valabile și recunoscute juridic.

Regulamentul european eIDAS (UE nr. 910/2014), care se aplică direct și în România, recunoaște explicit acest tip de semnătură electronică avansată, stabilind un cadru clar pentru utilizarea ei transfrontalieră și asigurând interoperabilitatea în Uniunea Europeană.

Semnătura electronică calificată reprezintă o formă superioară de semnătură electronică, obligatorie în anumite situații specifice (contracte notariale, anumite relații cu autoritățile publice).

Totuși, pentru majoritatea documentelor utilizate în domeniul SSM și SU, semnătura electronică avansată, precum cea oferită de EasySSM, este suficientă și pe deplin conformă cu prevederile legislative actuale.

În plus, utilizarea unei semnături electronice calificate implică o serie de costuri și cerințe suplimentare: este necesar un contract separat cu un furnizor autorizat, angajații trebuie să dispună obligatoriu de o adresă de e-mail și un număr de telefon pentru autentificare, iar semnarea implică adesea metode de autentificare avansată (OTP – coduri unice prin SMS sau aplicații). Toate aceste aspecte pot îngreuna procesul administrativ și pot reprezenta o barieră logistică și financiară pentru multe companii.

Inspectoratul General pentru Situații de Urgență (IGSU), prin adresa oficială nr. 1182/12.03.2025, transmisă în urma unei solicitări din partea reprezentanților platformei EasySSM, a precizat că legislația actuală permite utilizarea semnăturii electronice în domeniul situațiilor de urgență doar în măsura în care sunt respectate cerințele din Dispozițiile generale aprobate prin OMAI nr. 712/2005.

Mai exact, IGSU admite că partea teoretică a instruirii poate fi susținută online și consemnată digital, inclusiv prin semnătură electronică. Totuși, fișele individuale de instruire pot fi completate doar în urma unor activități practice concrete (utilizarea stingătorului, exerciții de evacuare, demonstrații sub supraveghere), ceea ce presupune în continuare prezența fizică a angajatului.

Prin urmare, IGSU recunoaște în mod explicit valabilitatea consemnării și semnării electronice a fișelor de instruire, confirmând că partea teoretică a instruirii poate fi realizată și validată digital. Sublinierea referitoare la prezența fizică se referă exclusiv la componentele practice obligatorii, ceea ce deschide posibilitatea utilizării unei platforme digitale precum EasySSM pentru majoritatea etapelor de instruire, cu condiția integrării activităților demonstrative acolo unde legea o impune.

Semnăturile electronice avansate utilizate în platforma EasySSM sunt perfect conforme cu Legea nr. 214/2024 și Regulamentul eIDAS. Astfel, companiile pot avea încredere deplină în legalitatea și validitatea juridică a documentelor semnate electronic în platforma EasySSM, beneficiind în același timp de avantajele digitalizării și simplificării procedurilor interne.

Hotărârea Guvernului nr. 259/2022 pentru modificarea și completarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii nr. 319/2006
https://legislatie.just.ro/Public/DetaliiDocumentAfis/252418

Legea nr. 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice
https://legislatie.just.ro/public/DetaliiDocument/285178

Regulamentul European eIDAS (UE) nr. 910/2014
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/RO/ALL/?uri=celex%3A32014R0910

Analiza juridică a semnăturii electronice avansate
https://www.avocatu.ro/documentele-si-semnatura-electronica/

Ghid informativ despre semnătura electronică
https://www.esemneaza.ro/blog/semnatura-electronica-ghid-informativ/

Impactul Legii nr. 214/2024 asupra proceselor digitale
https://bnt.eu/ro/legal-news/romania-the-impact-of-law-no-214-2024-on-the-use-of-electronic-signatures-and-modernization-of-digital-processes-in-romania/

Aspecte cheie despre Legea privind utilizarea semnăturii electronice
https://www.tpa-group.ro/ro/news/aspecte-cheie-despre-legea-privind-utilizarea-semnaturii-electronice/