Universitatea Ovidius din Constanța este una dintre cele mai prestigioase instituții de învățământ superior din România, având aproape 1400 de angajați, personal didactic, auxiliar și administrativ.
Gestionarea proceselor de SSM și SU într-o instituție de o asemenea anvergură reprezenta o provocare semnificativă, datorită diversității activităților academice și administrative desfășurate în cadrul celor 16 facultăți.

Înainte de implementarea EasySSM, universitatea se confrunta cu probleme precum:

Gestionarea manuală și consumatoare de timp a documentelor SSM.

Dificultăți în monitorizarea conformității pentru un număr mare de angajați.

Lipsa unei soluții digitale pentru acces facil la documentele și instruirile necesare.

Pentru a rezolva aceste provocări, Universitatea Ovidius a ales digitalizarea completă a proceselor SSM prin platforma EasySSM.

Înainte de adoptarea EasySSM, universitatea întâmpina dificultăți în:

Prin integrarea EasySSM, Universitatea Ovidius a reușit să îmbunătățească semnificativ gestionarea proceselor SSM/SU. Soluția implementată a inclus:

Configurarea a peste 120 de puncte de lucru și departamente, acoperind toate cele 16 facultăți.

Integrarea a aproximativ 100 de funcții și grupe de instruire, adaptate diversității activităților academice și administrative.

Dezvoltarea a aproape 150 de structuri de instruire, incluzând instruiri la locul de muncă și instruiri periodice individuale.

Implementare și configurare personalizată a platformei EasySSM.

Optimizarea proceselor de instruire și eficientizarea fluxurilor digitale.

Sesiuni de training aplicat pentru personalul responsabil cu SSM și pentru conducătorii locurilor de muncă.

Suport tehnic continuu și actualizări periodice pentru funcționalitate optimă.

Implementarea EasySSM a avut un impact major asupra eficienței proceselor SSM/SU din cadrul Universității Ovidius:

Centralizarea datelor pentru o monitorizare eficientă a activităților de SSM.

Reducerea timpului de gestionare a documentației prin digitalizare.

Creșterea gradului de conformitate cu cerințele legale și standardele interne.

Facilitarea accesului la documente și instruiri de oriunde, oricând.

Domnul inginer Perju Dan, coordonatorul serviciului intern SSM din cadrul universității, a fost un susținător activ al digitalizării și a jucat un rol esențial în implementarea EasySSM. Cu o vastă experiență în domeniul SSM, domnul Perju a văzut beneficiile automatizării și a subliniat importanța managementului SSM în format electronic:

"Digitalizarea proceselor SSM nu este doar o necesitate, ci un pas esențial pentru eficiență și conformitate. Prin implementarea EasySSM, am reușit să eliminăm multe dintre provocările gestionării manuale a documentelor și să asigurăm un sistem sigur și accesibil pentru toți angajații. Recomand cu încredere această soluție oricărei instituții/ companii care dorește să își optimizeze fluxurile de muncă și să își reducă riscurile operaționale.
Complexitate: Platforma oferă o gamă largă de funcționalități, dar structura clară permite utilizatorilor să navigheze eficient prin modulele disponibile.
Intuitivitate în utilizare: Interfața prietenoasă și procesele automatizate reduc semnificativ timpul necesar pentru gestionarea documentelor.
Logica structurii: EasySSM este conceput într-un mod logic și eficient, facilitând accesul rapid la informații și organizarea clară a datelor.

Care parte ne ajută cel mai mult?: Cel mai mare avantaj pentru noi a fost centralizarea tuturor datelor și automatizarea instruirilor, ceea ce a redus timpul pierdut și a îmbunătățit conformitatea în întreaga universitate."
 

Universitatea Ovidius a reușit să își transforme complet procesul de gestionare a SSM prin digitalizare. Implementarea EasySSM a dus la o reducere semnificativă a timpului și efortului necesar pentru administrarea documentației și instruirilor, crescând totodată conformitatea cu normele legale.

Prin acest studiu de caz, se demonstrează că digitalizarea nu este doar o soluție modernă, ci o necesitate pentru organizațiile care doresc să eficientizeze gestionarea proceselor interne și să ofere un mediu de muncă sigur și bine organizat.