Studiu de Caz: Digitalizarea SSM și SU la compania Clock Advertising SRL
Despre Clock Advertising SRL
Clock Advertising SRL este o agenție full-service, cu o reputație solidă în domeniul publicității, evenimentelor și marketingului interactiv.
Cu sediul în București, compania oferă servicii integrate de la proiectarea și implementarea de campanii publicitare la nivel național și internațional, până la organizarea de evenimente corporate și marketing out-of-the-box.
De-a lungul timpului, Clock Advertising a colaborat cu branduri de renume, reușind să transforme ideile creative în soluții eficiente. Echipa lor dinamică este specializată în livrarea unor campanii unice și inovative, gestionând atât producția de materiale publicitare, cât și logistica campaniilor.
Totuși, cum toate aceste activități implică o echipă numeroasă și fluctuații frecvente de personal, Clock Advertising a identificat nevoia de a-și îmbunătăți procesele de Securitate și Sănătate în Muncă (SSM) și Situații de Urgență (SU).
Provocările Clock Advertising
Clock Advertising s-a confruntat cu mai multe provocări în gestionarea proceselor SSM/SU. Cu o echipă extinsă și în continuă schimbare, provocările legate de instruirea angajaților, gestionarea documentelor și asigurarea conformității au devenit evidente.
În special, Clock Advertising a remarcat următoarele probleme:
Fluctuația frecventă a personalului, care a făcut dificilă monitorizarea instruirilor SSM/SU și menținerea documentației la zi.
Fișele de instruire nu fuseseră consemnate la timp, iar procesele de semnare erau manuale și extrem de ineficiente.
Monitorizarea echipamentelor de siguranță și a autorizărilor era fragmentată, iar riscul de a rata termenele limită era ridicat.
Sistemul anterior de gestionare a documentelor implica o persoană responsabilă care nu putea ține pasul cu volumul mare de muncă, crescând riscul unor amenzi pentru neconformitate.
Soluția EasySSM
Clock Advertising a implementat EasySSM pentru a automatiza și simplifica procesele de SSM și SU. Platforma a permis instruiri automate, monitorizarea echipamentelor în timp real și centralizarea documentelor, eliminând astfel riscul de neconformitate și îmbunătățind eficiența.
Rezultatele Obținute
Implementarea EasySSM a avut un impact imediat. Semnarea fișelor s-a realizat digital, eliminând întârzierile și utilizarea hârtiei. Echipamentele critice au fost monitorizate eficient, iar notificările automate au asigurat conformitatea. Platforma a contribuit la reducerea costurilor și a oferit o soluție completă și integrată pentru gestionarea siguranței și sănătății angajaților.
Autorizări și medicină a muncii fără griji
Te-ai săturat să cauți fișele de aptitudini și să îți faci griji pentru expirarea lor?
EasySSM simplifică și acest proces. Cabinetele de medicină a muncii pot elibera fișele de aptitudini în format electronic, pe care le poți încărca direct în platformă.
Mai mult, un singur click îți arată statusul fiecărui angajat în ceea ce privește medicina muncii.
Ai la dispoziție o planșă clară, unde bifele verzi și roșii îți spun imediat cine este la zi și cine are nevoie de o actualizare. Rapoartele specifice sunt gata oricând pentru controale – fără hârtii, fără stres.
Echipele de intervenție setate corect, fără întârzieri
EasySSM îți permite să setezi echipele de intervenție direct în platformă, organizate pe fiecare departament sau punct de lucru, astfel încât, în caz de urgență, știi exact cine este pregătit să intervină.
Platforma asigură și gestionarea instruirilor recurente pentru aceste echipe: membrii echipelor de intervenție sunt instruiți lunar, iar personalul non-intervenție este instruit o dată la 3 sau 6 luni, în funcție de cerințele legale.
În câteva secunde, ai acces la lista completă a celor care sunt pregătiți să acționeze, iar notificările automate îți reamintesc când trebuie realizate următoarele instruiri.
Planificare automată și sincronizare facilă pentru activitățile SSM și SU
Modulul de planificări din EasySSM îți permite să organizezi eficient toate activitățile SSM și SU, fie că este vorba despre un anumit punct de lucru, departament sau întreaga firmă.
Planificările sunt personalizate astfel încât angajații și conducătorii locurilor de muncă primesc notificări automate pentru activitățile relevante la nivelul fiecărui punct de lucru, iar responsabilii interni sau externi sunt notificați pentru activitățile ce privesc întreaga firmă.
Mai mult, platforma îți oferă flexibilitatea de a sincroniza toate aceste activități cu orice tip de calendar, asigurând o gestionare clară și organizată a instruirilor, verificărilor și altor sarcini esențiale, fără a rata termenele importante.
Nu mai este vorba doar despre simplificare.
Vorbim despre control total asupra proceselor SSM și SU.
Vorbim despre reducerea costurilor cu întreținerea echipamentelor, despre eliminarea riscurilor de neconformitate, despre eficiență și siguranță maximă pentru toți angajații.
Cu EasySSM, digitalizarea devine nu doar un avantaj, ci o necesitate.
Economisești timp, bani și efort.
Elimini birocrația și complicațiile.
Totul este organizat, notificat și monitorizat – într-o singură platformă.