În lumea securității și sănătății în muncă (SSM) și a situațiilor de urgență (SU), trecerea la documentație și semnături electronice poate părea ca un pas necesar în evoluția tehnologică. Cu toate acestea, există întotdeauna întrebări și preocupări atunci când apar schimbări majore.
Recent, ne-am confruntat cu două accidente de muncă tragice la două companii diferite din portofoliul nostru, ambele societăți optând pentru documentație, instruire (hibryd) și semnături electronice.

     Aceste două incidente tragice au adus în discuție utilizarea semnăturilor electronice în domeniul SSM și/sau SU. Deși inițial pot părea complicate, ele pot fi gestionate eficient, chiar și în situații sensibile. Documentația digitală și semnăturile electronice aduc multe avantaje, precum economisirea de timp și resurse. Cu toate acestea, în cazurile excepționale în care documente originale sunt necesare, se pot găsi soluții practice pentru a face față acestor situații. Într-un articol anterior am explicat care sunt pașii de urmat în cazul unui accident de muncă, iar acum voi povesti cum facem după digitalizare.

     Primul accident, din păcate, s-a soldat cu un deces. Acesta a fost un accident rutier în care unul dintre angajații societății a fost pasager și victimă unei coliziuni cauzate de un alt șofer, complet străin de companie. În astfel de cazuri, cercetarea accidentului este de responsabilitatea Inspectoratului Teritorial de Muncă din județul pe raza căruia a avut loc tragedia.

     În ciuda trecerii la documentația electronică, în cazul accidentelor soldate cu deces, documentele se prezintă în copii, iar anumite documente trebuie prezentate în format original. La discuțiile cu inspectorul căruia i-a fost atribuit accidentul: am stabilit că toate documentele vor fi listate și vor avea calitatea de ”copii”, iar fisa individuală de instruire a angajatului decedat va fi de-asemenea listată și adnotată cu "conformă cu originalul" și printr-o semnătură oficială. Totodată, am transmis fișa individuală de instruire și în format electronic pentru a îi păstra integritatea și a fi considerată document original.

     Al doilea accident a rezultat într-o incapacitate temporară de muncă de peste 30 de zile și posibil într-o invaliditate permanentă. În astfel de cazuri, cercetarea este de competența serviciului intern/ extern, iar dacă se constată invaliditate permanentă, Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) preia cercetarea.

     Și în acest caz, firma a optat pentru documentație și semnături electronice. La discuția cu inspectorul care au fost desemnat să cerceteze accidentul, s-a stabilit că întreaga documentație electronică și fișa de instruire cu semnătura electronică va fi listată și prezentată în copie.

     Aceste două cazuri ne-au învățat că trecerea la semnături și documentație electronice în domeniul SSM și SU este un pas important spre eficiență și digitalizare. Cu toate acestea, trebuie să fim pregătiți pentru situații neașteptate și să ne asigurăm că documentele pot fi accesate și în format fizic când este necesar.

     În concluzie, trecerea la semnături electronice și documentație electronică în domeniul SSM și SU este o evoluție firească în era digitală. Cu planificare și gestionare adecvată, putem face această tranziție fără probleme majore. Cu toate acestea, trebuie să fim flexibili și pregătiți pentru cerințe variate, inclusiv prezentarea documentelor în format fizic în anumite circumstanțe.

     Este important să continuăm să ne informăm și să fim la curent cu schimbările legislative pentru a face față cu încredere provocărilor ce pot apărea în această perioadă de tranziție. Siguranța și sănătatea angajaților noștri rămân principala noastră preocupare, indiferent de formatul documentelor și semnăturilor.